【1】「どこでもＤＯＡ」とは

2018-10-162020-11-23

あなたのお仕事のデータ、 整理・整頓できていますか。
役に立つのは概念ＤＯＡです。

概念ＤＯＡをご紹介するところです

　ようこそ、「どこでもＤＯＡ」へ。
　ここでは、次の方に向けて「概念ＤＯＡ」をご紹介していきます。
　*DOA …データ中心アプローチ(Data Oriented Approach)

まずは「今」を知りましょう

　「こういったところにデータが活用できるはずだが」「ここらへんがうまくいっていないなぁ」といった、データ活用や業務効率化についての課題をもっていれば、そこに関係する業務に対して調査をしましょう。
　この調査を「現状（業務）分析」といっています。

ストーリーとフェーズを決めましょう

　業務の「今」が見えたら、課題を解決するための「ストーリー（方針）」を決めましょう。これは、データ活用や業務効率化の「スタート（課題）を明確にして、ゴール（解決の道筋）を決める」ことです。
　ストーリーが決まったら、これをいくつかの「段階（フェーズ）」に分けましょう。
　それぞれの段階は、「このフェーズでの仮説を立て（Plan）、これを実行し(Do)、結果を検証し(Check)、 次のフェーズの仮説を立て直す(Action)」という手順で行います。これを「PDCAサイクル」といいます。
　１つのフェーズの仮説が決まったら、その仮説による「データ（項目）の意味づけ」と「情報と作業の流れ」 を決めていきます。この作業を「新規（業務）設計」といっています。

「概念」を考えることは大切です

　最初の現状（業務）分析、それに続く、フェーズごとの新規（業務）設計。これが概念ＤＯＡの基本的な流れです。

「正しい」システムから「誤った」情報が出てくる？

　「正しく作ったシステムから、まちがった情報がでてくる」物語です。
　それは、中堅会社Ｘ社の記念式典から始まりました。

社長はオカンムリ

「今ごろ社長は得意満面なんだろうなぁ。おかげでこちらは、今日は一日のんびりできるけれど」
　中堅会社Ｘ社のシステム部で、部長の佐藤さんは書類を読む手を休めてつぶやいた。
　主要な得意先を招待した“Ｘ社創立三十周年記念式典”がそろそろ始まったころだ。
　今ごろ社長は演壇に上って、得意先の前で彼らを賞賛しつつも、我が社をここまでにした社長自身への賞賛も忘れてはいないだろう。
　とはいえ、我が社がここまで急成長したのも社長の豪腕によるものだし、“ＩＴ(アイ・ティー) （information technology：情報技術）”に対して彼が理解を示してくれたおかげで、システム部長の自分が様々なシステム開発案件を実現できたのも事実だ。
「販売管理システムもやっと安定してきたし、営業の連中も今日はほとんどが式典に参加しているから、今日は 何事もなく一日を過ごせそうだな」
　まさか、この数時間後に、自分が社長からカンカンに怒られてしまうとは知る由もなく、再び、彼はのんびりと書類に目を通し始めた。

　（その数時間後）
　式典に参加していた総務部長の山本さんが、佐藤さんのところに駆け込んできた。
「おっ、山本さん。お早いお帰りだね。式典はどうだった？」
　昼食後のこともあり、午後の仕事もなんとなくのんびりとこなしてきた彼は、山本さんに向かってのんきな笑顔を向けた。
　ところが、山本さんの方は息も絶え絶えで、やっと出した言葉がこれだった。
「どうだったもこうだったも。佐藤さん、社長はカンカンだよ！　すぐに社長室に来てくれ！」

オカンムリの理由は？

　社長室にオドオドしながら入ってきた佐藤さんは、社長席に座ってこちらに背を向けたままの社長と、困惑した顔を向ける営業部長の加藤さんとを見て、何か自分がとんでもないことをしでかしたことは実感した。
　といっても、それがによるものなのかは、全く思い当たる節が無い。
　そんな彼の気持ちが分かったかの様に、加藤さんが説明を始めた。
「佐藤さん。実は式典最初の挨拶の時に、社長が『当社に多くの受注を下さったＰ社、Ｑ社、Ｒ社に特に感謝いたします』と言ったんだ」
「あれ、Ｓ社はどうしたんですか？　当社の大口の得意先はＳ社でしょう？」
「そう、ところが販売管理システムの“顧客上位３社”という画面を、今朝、秘書さんが見た時には、Ｓ社の名前は出ていなかったんだ。社長も秘書さんから渡されたメモを見て、ちょっと変だと思ったらしいんだが、式典のゴタゴタの中だったもので、そのまま読み上げてしまったんだよ」
　と、突然、社長の椅子が回転するや、彼の怒鳴り声が社長室に響き渡った。
「バカヤロウ！　あれだけの金をかけて開発したシステムなのに、おまえは何をやっているんだ！」
　一瞬、静まり返った社長室。
　しかし、社長の怒りはおさまらない。
「おかげで、Ｓ社の社長が『Ｘ社さんは、もうウチと取引する気はないのかね？』と言ってきたぞ！　俺と加藤君とで、なんとかなだめたが、おまえはウチをつぶす気か？」
　これでは、社長が怒るのも無理は無い。
　彼は何も言うことができなかった。
　そこで、加藤さんが「とにかく」と切り出した。
「とにかく、社長、ここは『何でこんなことになったのか』を、佐藤さんに調査させましょう。その間、我々はＳ社のフォローをしていかなければ」
　思いっきり怒鳴ったおかげで、少しは気がおさまってきたのか、社長は黙って頷いた。
　すかさず、加藤さんが「それでは」と続けた。
「それでは、佐藤さん、大至急原因を調べてくれ。秘書さんには会議室で待機していてもらっているから、詳細は彼女から聴いてくれればいい。そして、できれば、夕方までには何らかの報告を社長にしてくれ」
　この言葉を聞くと、加藤さんに感謝しつつ、彼は乾いた声で言った。
「分かりました。大至急調査します！　では、失礼致します！」

調査開始！

「おい、山田君、大変だ。販売管理システムのトラブルだ」
社長室から戻ってきた佐藤さんは、システム部第二課長の山田さんを呼びつけた。
　彼は、社長室での話を簡単に説明し、山田さんと共に会議室へ向かった。
　会議室には、秘書の鈴木さんがうつむいたまま座っており、社長の怒りの最初の犠牲者が彼女であったことが、うかがい知れた。
「秘書さん、お待たせして申し訳なかった。販売管理システム担当の山田さんと一緒に、詳しい話を聞かせてくれないか？」
　鈴木さんは、手にもっていた画面の“ハードコピー（コンピューターの画面をそのまま印刷したもの）”を、彼らに見せた。
「これが、今朝私が見た“顧客上位３社”です」
　二人が見ると、確かに画面上には“Ｐ社、Ｑ社、Ｒ社”の三社しか表示されていない。

顧客上位３社（××年度）

順位	顧客	売上額	…
１	Ｐ社	×××.×百万円	…
２	Ｑ社	×××.×百万円	…
３	Ｒ社	×××.×百万円	…

　未だにうつむいたままの鈴木さんに、彼はすまなそうに言った。
「秘書さん、これはこちらの責任だ。申し訳ない。加藤さんも社長をとりなしてくれているので、自分の仕事に戻って下さい。夕方には、我々の方から社長に調査状況を説明しに行くので、その際は立ち合って下さい」

　（その一時間後）
「部長、原因が分かりました。こりゃ、営業のミスですよ」
　何度となく時計を見ながら、いらいらしていた佐藤さんの前に、なんとなく得意げな様子で、山田さんが現れて言った。
「営業のミス？　そりゃ一体どういうことだ？」
　いぶかる彼の前に、山田さんが一枚のリストを差し出した。

原因が分かった！（？）

「これを見てください。販売管理システムの“顧客マスター”の内容の一部を印刷したものです」
　佐藤さんがリストを見ると、山田さんが説明を始めた。

顧客マスター（一部）

顧客コード	顧客名	…
…	…	…
012301	Ｓ社横浜支社	…
012302	Ｓ社東京本社	…
012303	Ｓ社埼玉支社	…
012304	Ｓ社名古屋支社	…
012305	Ｓ社大阪支社	…
…	…	…
113201	Ｐ社	…
…	…	…
135701	Ｑ社	…
…	…	…
165101	Ｒ社	…

「ここを見て下さい。Ｐ社、Ｑ社、Ｒ社には、それぞれ一つの顧客コードが割り振られています。ところが、Ｓ社には“Ｓ社横浜支社”、“Ｓ社東京本社”、“Ｓ社埼玉支社”など、五つの顧客コードが割り振られています。そこで、今度はこのリストを見てください」
　と、山田さんはもう一つのリストを差し出した。

顧客上位１０社（××年度）

順位	顧客	売上額	…
１	Ｐ社	×××.×百万円	…
２	Ｑ社	×××.×百万円	…
３	Ｒ社	×××.×百万円	…
４	Ｓ社東京本社	×××.×百万円	…
５	Ｓ社横浜支社	×××.×百万円	…
６	Ｔ社	××.×百万円	…
７	Ｓ社名古屋支社	××.×百万円	…
８	Ｓ社大阪支社	××.×百万円	…
９	Ｕ社	××.×百万円	…
１０	Ｓ社埼玉支社	××.×百万円	…

「これは、今回問題になった“顧客上位３社”の、“上位３社”という条件を“上位１０社”に変更して表示させたものです。見ていただければ分かる通り、Ｓ社の五つの顧客コードは別々ではありますが、上位十社にすべて出ています。そして、この五つの受注額を合計すると、第一位の顧客となるんです」

　なんとなく不安を感じながら、彼は山田さんに聞いた。
「で、営業のミスというのは？」
　そこで、山田さんは「分からないのかな？」という顔つきで言った。
「つまり、営業がＳ社の顧客を五つに分けたせいでこうなったんですよ。販売管理システムは間違っていなかったんです！」

社長室での説明は…

　佐藤さんは、山田さんの説明になんとなく不安を覚えたものの、彼にどうやって話せば良いかが分からず、喫煙所で思案していた。とそこへ、当の本人が駆け込んできた。
「部長、ここにおいでだったんですか。社長がお呼びですよ」
　慌てて、彼は煙草の火を消した。
「ええっ！　でも夕方にはまだ時間があるし」
　とまどう彼に、山田さんが言った。
「先ほど社長から『販売管理システムの担当者に』と電話があったんです。『今どうなっている？』と聞かれたので『原因は営業のミスでした』とお話したら、『すぐに部長と一緒に社長室に説明に来るように』とのお話があったんです」
（しまったぁ！）彼は、社長が山田さんと直接話すとは思ってもみなかったので、頭を抱えてしまった。とはいえ、こうなっては、もうどうしようもない。
「分かった。山田君、先ほどのリストを持って社長室に行こう」
　彼は、重い腰を上げた。
　社長室には、関係者全員が集められたが、加藤さんだけは、なぜ営業部長の自分が急に呼ばれたのかが分から ず、とまどっていた。
　全員が席についたところで、社長が口を開いた。
「さて、今回の件について、システム部での調査が終わったとのことだ。山田君、説明をしてくれ」
　そこで山田さんが、先ほどのリストのコピーを全員に配りだし、佐藤さんに説明をした内容を繰り返した。

　山田さんの説明が終わったが、誰もすぐには口を開かなかった。
　加藤さんは、やっと自分が社長室に呼び出された理由が分かったが、山田さんの説明には納得がいかなかった。ただ、佐藤さん同様、どう言ったら良いのか分からなかったので、しばらく思案した後、こう切り出した。
「とりあえずウチの関係者の吉田君も呼びたいんだが。社長、よろしいですか？」
　社長も山田さんの説明には釈然としなかったのか、黙って頷いた。

　加藤さんに社長室へと呼び出された、営業第一課長の吉田さんは、社長室に入ったとたん、その重苦しい雰囲気に一瞬逃げ出しそうになった。
　とはいえ、営業部の代表として、販売管理システムの（「こういうシステムにして欲しい」という）“要件”を決めてきたのは、自分なのだから、ともかくも事情を聴かなければと、空いている席に向かった。
　彼が席につくと、加藤さんが口を開いた。
「吉田君、忙しいところすまないが、今日の式典で、これこれこういったトラブルが起こってしまった。で、 この原因をシステム部が調査したところ、我々の顧客マスターへの登録ミスとの結論が出たとのことだ。そこで、山田君にもう一度詳細を説明してもらうから、君の意見を聴かせてくれないか？」
　彼が黙って頷いたのを受けて、加藤さんは山田さんに向かった。
「では、山田君、申し訳ないが、もう一度彼に説明してやってくれ」

本当の原因は？

　山田さんの説明が終わった後、吉田さんはしばらく考えをまとめていたが、おもむろに口を開いた。
「山田さん、一つ質問させてくれないか」
「ええ、何ですか」
「今回問題になった“顧客上位３社”という画面は、誰の依頼で作ったものなの？」
「それは、一週間前に秘書さんから『当社の受注額の上位三つの顧客が見える画面を作ってください』との話があったので作ったものです」
「なるほどね。では、今度は秘書さんに聞きたいのだけれど良いですか」
「ええ、私でお答えできることならば、どうぞ」
「秘書さん、あなたが山田さんに言った“顧客”というのは、もちろん“法人”ということだよね？」
　突然の質問に少々驚いた鈴木さんだったが、ちょっと考えた後に口を開いた。
「ええ、そういう言い方をすれば、その通りです」
　この返事を受けると、彼は再び山田さんにやや哀れむ様に言った。
「山田さん、営業が原因というのは、そちらの勘違いだよ。販売管理システムでの“顧客”というのは“法人”じゃないんだ。我々が受注情報を入力するときに使っている“顧客”というのは“発注先”のことなんだ」
（そうか！　そういうことだったのか）
　この言葉で、佐藤さん、加藤さんは、自分たちが山田さんの説明に感じていた不安感がどこにあったのかが理解できた。
　しかし、山田さんは彼の説明が分からず「どういうことですか」と聞き返した。
「山田さん、よく聴いてくれ。実は、Ｓ社というのは大きな会社で、それぞれの支社で我々に発注をすることができるんだ。だから、販売管理システムに登録している受注情報での“顧客”というのは“発注先”であり、Ｓ社の場合は五つに分かれてしまうんだ」
「では、Ｐ社やＱ社やＲ社は？」
「それらの会社は、すべて購買部で一括して発注をしている。だから、あたかも“法人”かの様に見えるんだが、実際はこれも“発注先”なんだ」
　この時点で、やっと山田さんも彼の言わんとすることが分かり、やや焦り気味に話し始めた。
「じゃ、販売管理システムで“顧客マスター”と言っているのは、本当は“発注先マスター”のことなのか」
「その通り。とはいえ、我々も部内では“顧客”といっているけれどね」

システムは「正しい」？

　ここで、今まで黙って聴いていた社長が口を開いた。
「ということは、やっぱりシステム部のミスということなのか？　販売管理システムが間違っていたのか？」
「あんな大金をかけたのに」という言葉が続くかの様な社長の言葉に、吉田さんは苦笑しながら答えた。
「いいえ。よく言われる“コンピューター・プログラムのバグ”といった類のものではありません。販売管理 システム自体は“正しく”動いています」
「では、何が悪いと言うんだ？」
　訳がわからなくなって来た社長に答えず、吉田さんは鈴木さんに言った。
「秘書さん、あなたが山田さんに“顧客”といった時に、それが“法人”であることははっきり伝えてはいませんね」
「ええ、だって社長からすれば、“顧客”といえば“法人”に決まっているじゃありませんか」
「なるほど。では、山田さん」
「はい？」
「秘書さんに“顧客”と言われて、それが“法人”であることが分からなかったのは、システム部のせいだと思 いますか？」
　これには憮然とした態度で、山田さんは答えた。
「大体、山田さんの言う“顧客”が“発注先”のことだってことも気づかなかったんだから、今度は“法人”だと気づく訳ないじゃないですか！　私は、システム開発一筋で、あなた方の業務の“常識”なんて分からないんですから」
　黙って頷いた彼は、社長に言った。 「ということです。言ってしまえば『誰のせいでもない』んですよ」

　あっけにとられた社長は、しばらく考え込んだ様子でいたが、おもむろに口を開いた。
「吉田君。では、今後こんなことが起こらない様にするには、どうしたらいいんだ？」
　社長の頭の回転の速さに少々驚きながらも、彼は答えた。
「我々が日頃使っている“言葉”を整理して、これをシステム部側に伝えることが必要です」
「具体的にはどうすればいいんだ？」
「“概念ＤＯＡ(ディー・オー・エー)”という考え方があります。実は、今回の原因がピンときたのも、この考え方を私の友人からさんざん言われてきたおかげでして。彼から具体的な方法を聴かれたらいかがでしょうか」
突然“概念ＤＯＡ”などという訳の分からない言葉が飛び出したので、面食らった社長ではあるが、気を取り直して吉田さんに言った。
「よし、とりあえず、私と佐藤君とで、その人に会ってみよう」

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